Modul Media

MODUL

MENGELOLA PENERIMAAN BARANG SUPPLIES DAN KARTU PERSEDIAAN SUPPLIES

A.   Mempersiapkan Pengelolaan Penerimaan Barang Supplies

Supplies adalah perlengkapan yang harus disediakan manajemen untuk menunjang kegiatan perusahaan agar aktivitasnya dapat berjalan dengan baik.

Contoh supplies : Alat tulis kantor

Karakteristik barang supplies :

1.      Melengkapi kebutuhan dalam kegiatan perusahaan

2.      Sifatnya habis pakai (tidak dapat dipakai berulang-ulang dalam kegiatan perusahaan)

3.      Mempermudah dan memperlancar kegiatan perusahaan

4.      Sebagai asset kelompok aktiva lancar

Prosedur Pengelolaan Penerimaan Barang Supplies

Bagian gudang, tugasnya :

1.      Menerima barang dan Surat Jalan (SJ) dari pemasok

2.      Mencocokkan Surat Jalan dengan Order Pembelian (OP)

3.      Mengirimkan surat jalan dan barang ke bagian penerimaan dan penyimpanan

Bagian penerimaaan dan penyimpanan (PP), tugasnya :

1.      Meneliti Surat Jalan apakah sesuai dengan fisik barang atau tidak

2.      Menghitung barang, jika ada yang rusak atau cacat maka barang tersebut akan dikembalikan

3.      Menyiapkan Laporan Penerimaan Barang (LPB)

Bagian pembelian, tugasnya :

1.      Mencocokkan LPB dengan SJ dan OP

2.      Mencatat ke dalam daftar pembelian dan mengarsipkannya

B.   Mengidentikasi Data Penerimaan Barang Supplies

Diperlukan beberapa tahapan dalam mengidentifikasi data penerimaan barang supplies, yaitu:

1.      Mengidentifikasi barang supplies yang diterima.

Data yang harus dididentifikasi antara lain : nama, jenis, spesifikasi barang supplies, informasi mengenai barang seperti merk, ukuran, dll.

2.      Mencocokkan data barang supplies, apakah jenis, jumlah, kualitas, dan spesifikasi barang supplies yang diterima sesuai dengan order pembelian atau tidak.

Setelah dilakukan identifikasi barang telah sesuai dengan pesanan, maka dibuatkan tanda terima barang seperti berikut ini :

PT________________________ TANDA TERIMA BARANG No:___________________________ No Nama Barang Satuan Harga Satuan Jumlah Yang menerima,                                                                             Yang menyerahkan, ( ____________)                                                                            (_______________)

C.   Membuat Laporan Penerimaan Barang Supplies

Dokumen yang diperlukan dalamlaporan penerimaan barang (receiving report) adalah surat jalan dan order pembelian.

Laporan penerimaan barang dibuat 4 rangkap, yaitu:

Lembar 1 untuk pemasok

Lembar 2 untuk bagian pembelian

Lembar 3 untuk bagian gudang

Lembar 4 untuk bagian penerimaan dan penyimpanan barang

LAPORAN PENERIMAAN BARANG PT____________________ Nomor  : Tanggal : OP nomor        :_______________ Tanggal            :_______________ Diterima dari    :_______________ PP nomor:__________________ Tanggal   :__________________ Sesuai dengan hasil perhitungan secara fisik yang disaksikan oleh petugas saudara, barang yang kami terima adalah sbb: No. Unit Kode Barang Nama dan spesifikasi barang Jumlah Unit Keterangan/ selisih Surat Jalan Diterima Disetujui                                Diterima dan dihitung                                 Diketahui (Pemasok)               (bagian penerimaan dan penyimpanan)                 (bag. Gudang) Untuk keperluan penagihan, harap mencantumkan nomor dan tanggal LPB dan OP

D.    Mengelola Kartu Persediaan Barang Supplies

1.      Mempersiapkan Pengelolaan Kartu Persediaan Barang Supplies

Apabila prosedur penerimaan barang telah selesai sampai di gudang, langkah berikutnya dalah mencatat adanya mutasi persediaan barang supplies tersebut ke dalam kartu persediaan barang supplies.

Kartu persediaan supplies memiliki beberapa fungsi, yaitu:

o   Memberikan informasi persediaan tentang jumlah dan nilainya

o   Memberikan data persediaan yang diperlukan untuk kepentingan perhitungan dan analisis

o   Mengontrol penerimaan, penyimpanan, dan pemakaian persediaan.

PT______________ KARTU PERSEDIAAN Nama golongan    :                                                               Nomor kartu    : Nama Supplies      :                                                              Nomor barang  : Tgl No Bukti Pembeliaan Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                                Bag. Akuntansi                                                                                                             (_______________)

Proses pengeluaran persediaan barang supplies dimulai ketika ada bagian yang memerlukan barang supplies membuat surat permintaan pemakaian barang supplies rangkap dua, yaitu : untuk bagian penerimaan dan penyimpanan serta bagian gudang. Selanjutnya bagian gudang akan melakukan verifikasi surat permintaan pemakaian barang supplies tersebut untuk menjamin catatan persediaan diperbarui secara akurat.

Bagian gudang akan membuat bukti pengeluaran barang sebagai dokumen telah dikeluarkannya persediaan barang supplies.

PT_____________________ BUKTI PENGELUARAN BARANG No. Nama Barang Banyaknya Untuk Keperluan Yang menerima                                                                               Yang menyerahkan (____________)                                                                             (________________)

2.      Mengidentifikasi data mutasi persediaan barang supplies

Sebelum mengisi kartu persediaan supplies, harus diidentifikasi dulu dokumen-dokumen penerimaan supplies dan pengeluaran supplies, sehingga pada saat mengisi kartu persediaan dapat dicatat secara akurat dan benar sesuai golongannya.

Contoh:

PT. Karya Bangsa Padang membeli supplies secara kredit sbb:

a.       Tanggal 5 Agustus 2014 dibeli barang dagangan sbb:

-          Kertas HVS A4 sebanyak 20 rim @Rp30.000,00

-          Kertas HVS A3 sebanyak 10 rim @Rp35.000,00

-          Tinta printer merk premium sebanyak 10 dos @Rp24.000,00

b.      Tanggal 8 Agustus 2014 diterima barang sbb:

-          Karton pembungkus 25 rim @Rp40.000,00

-          Kertas pamphlet promosi 40 rim @Rp32.000,00

-          Kantong plastik 20 bal @Rp80.000,00

c.       Tanggal 10 Agustus 2014 diterima barang sbb:

-          Minyak solar 1000 liter @Rp5.000,00

-          Oli pelumas diesel 5.000 liter @16.000,00

d.      Tanggal 12 Agustus 2014 dikeluarkan barang supplies untuk bagian administrasi sbb:

-          Kertas HVS A4 sebanyak 5 rim

-          Kertas HVS A3 sebanyak 8 rim

e.       Tanggal 15 Agustus 2014 dikeluarkan barang supplies untuk bagian penjualan sbb:

-          Kantong pembungkus 2 rim

-          Kantong plastik 10 bal

f.       Tanggal 18 Agustus 2014 dikeluarkan barang supplies untuk bagian perlengkapan pabrik sbb:

-          Minyak solar 400 liter

-          Oli pelumas diesel 200 liter

Dari data diatas dapat dibuat dokumen sbb:

PT Karya Bangsa Padang TANDA TERIMA BARANG No. 01/TTB/06/2014 No Nama Barang Satuan Harga Satuan Jumlah                                                          Padang, 5 Agustus 2014                                                                                   Yang menerima,                                                                                        Yang menyerahkan,     (Budiman)                                                                                                       (Rifky)

PT Karya Bangsa Padang TANDA TERIMA BARANG No. 02/TTB/06/2014 No Nama Barang Satuan Harga Satuan Jumlah Padang, 8 Agustus 2014                                                                                   Yang menerima,                                                                                        Yang menyerahkan,    (Budiman)                                                                                                        (Rifky)

PT Karya Bangsa Padang TANDA TERIMA BARANG No. 03/TTB/06/2014 No Nama Barang Satuan Harga Satuan Jumlah Padang, 10 Agustus 2014 Yang menerima,                                                                                        Yang menyerahkan,     (Budiman)                                                                                                      (Rifky)

PT Karya Bangsa Padang BUKTI PENGELUARAN BARANG No Nama Barang Banyaknya Untuk Keperluan Padang, 12 Agustus 2014 Yang menerima,                                                                                        Yang menyerahkan,      (Annisa)                                                                                                         (Rifky)

PT Karya Bangsa Padang BUKTI PENGELUARAN BARANG No Nama Barang Banyaknya Untuk Keperluan Padang, 15 Agustus 2014 Yang menerima                                                                                        Yang menyerahkan (Annisa)                                                                                                           (Rifky)

PT Karya Bangsa Padang BUKTI PENGELUARAN BARANG No Nama Barang Banyaknya Untuk Keperluan Padang, 18 Agustus 2014 Yang menerima,                                                                                        Yang menyerahkan,       (Annisa)                                                                                                         (Rifky)

3.      Membukukan data persediaan supplies ke kartu persediaan supplies

Data persediaan disusun berdasarkan jenisnya. Atas data di atas, maka kartu persediaan supplies dapat disusun sbb:

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan toko                                   Nomor kartu       : 002 Nama Supplies      : Karton pembungkus                                Nomor barang     : 002.A Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                                  Bag. Akuntansi                                                                                                                      (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan toko                                  Nomor kartu       : 002 Nama Supplies      : Kertas pamflet promosi                          Nomor barang    : 002.B Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                           Bag. Akuntansi                                                                                                                   (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan toko                                  Nomor kartu       : 002 Nama Supplies      : Kantong plastik                                      Nomor barang     : 002.C Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                      Bag. Akuntansi                                                                                                             (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan kantor                               Nomor kartu       : 001 Nama Supplies      : Kertas HVS 4                                         Nomor barang     : 001.A Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                          Bag. Akuntansi                                                                                                                   (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan kantor                               Nomor kartu       : 001 Nama Supplies      : Kertas HVS 3                                          Nomor barang    : 001.B Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                            Bag. Akuntansi                                                                                                                       (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan kantor                               Nomor kartu       : 001 Nama Supplies      : Tinta printer premium                             Nomor barang    : 001.C Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                             Bag. Akuntansi                                                                                                                        (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan pabrik                               Nomor kartu       : 003 Nama Supplies      : Minyak solar                                           Nomor barang    : 003.A Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                            Bag. Akuntansi                                                                                                                  (Fitri)

PT Karya Bangsa Padang KARTU PERSEDIAAN Nama golongan     : Perlengkapan pabrik                               Nomor kartu       : 003 Nama Supplies      : Oli pelumas                                            Nomor barang     : 003.B Tgl No Bukti Pembelian Pemakaian Saldo Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp) Unit Harga (Rp) Jumlah (Rp)                                                                                                                     Bag. Akuntansi                                                                                                                    (Fitri)

Bagian akuntansi akan mencatat penerimaan dan pengeluaranbarang supplies dengan jurnal sbb:

PT KARYA BANGSA

Jurnal Umum

Bulan Agustus 2014

Tanggal		Keterangan	Ref	Debit	Kredit
2014 Agustus

4.      Membuat Laporan Ikhtisar Persediaan Supplies

Setiap akhir bulan, bagian yang menangani persediaan supplies menyusun laporan. Dari data di atas, laporan persediaan barang supplies PT Karya Bangsa dapat disusun sbb:

PT KARYA BANGSA PADANG

Laporan Persediaan Barang Supplies

Bulan Agustus 2014

No	Nama Supplies	Jumlah		Total	Keterangan
		Unit	Harga/unit

5.      Melakukan Perhitungan Fisik Persediaan Barang Supplies Secara Periodik

Prosedur pencatatan perhitungan secara fisik adalah sbb:

a.       Membentuk panitia perhitungan

b.      Tiap jenis barang supplies dihitung dan dicatat dalam kartu perhitungan fisik

c.       Untuk mendapatkan nilai persediaan barang supplies, harga perolehan per satuan dikalikan dengan kuantitas hasil perhitungan fisik

Setelah dilakukan perhitungan secara fisik, dibuat kartu perhitungan fisik dan berita acara perhitungan fisik persediaan. Untuk lebih jelasnya perhitungan contoh berikut ini :

Berdasarkan informasi dari kartu persediaan barang supplies, saldo untuk masing-masing barang supplies pada PT Harapan Jaya adalah sbb:

a.       Tinta printer merk premium 15 dos @Rp25.000,00

b.      Kertas Mirage 30 rim @Rp35.000,00

c.       Kantong plastik 20 bal @Rp70.000,00

Pada tanggal 31 Januari 2015, dilaksanakan perhitungan secara fisik dengan petugas perhitungan fisik.

Dari data tersebut kartu perhitungan fisik dibuat sbb:

KARTU PERHITUNGAN FISIK No Kartu                                           : 001 Kode Barang                                     : PU 01 Nama Persediaan                               : Tinta printer premium Penghitung pertama Penghitung kedua Nama        : Wati Tanggal     : 31 Januari 2015 Jumlah      : 15 Satuan       : Dos Tanda tangan   : Wati Nama        : Wati Tanggal     : 31 Januari 2015 Jumlah      : 15 Satuan       : Dos Tanda tangan   : Indera

KARTU PERHITUNGAN FISIK No Kartu                                           : 002 Kode Barang                                     : PU 03 Nama Persediaan                              : Kertas Mirage Penghitung pertama Penghitung kedua Nama        : Wati Tanggal     : 31 Januari 2015 Jumlah      : 30 Satuan       : Rim Tanda tangan   : Wati Nama        : Wati Tanggal     : 31 Januari 2015 Jumlah      : 30 Satuan       : Rim Tanda tangan   : Indera

KARTU PERHITUNGAN FISIK No Kartu                                           : 003 Kode Barang                                     : PU 04 Nama Persediaan                              : Kantong plastik Penghitung pertama Penghitung kedua Nama        : Wati Tanggal     : 31 Januari 2015 Jumlah      : 20 Satuan       : Bal Tanda tangan   : Wati Nama        : Wati Tanggal     : 31 Januari 2015 Jumlah      : 20 Satuan       : Bal Tanda tangan   : Indera

Setelah dilakukan perhitungan fisik pada barang supplies tersebut, langkah berikutnya yang harus dibuat adalah membuat berta acara perhitungan fisik barang supplies. Berdasarkan contoh di atas, maka berita acara perhitungan fisik dapat dibuat sbb:

BERITA ACARA PERHITUNGAN FISIK PERSEDIAAN Pada tanggal 31 januari 2015, bertempat di gudang PT Harapan Jaya di Jl. Sutomo 17 Padang dengan petugas pemeriksaan dan perhitungan persediaan supplies, yaitu: 1.      Mutiara (penanggungjawab) 2.      Wati (bag akuntansi) 3.      Indera (bag pembelian) Telah melakukan perhitungan fisik pada persediaan supplies dengan hasil pemeriksaan sbb: No Nama Barang Kode Barang Satuan Jumlah Satuan Kondisi 1.        2.        3.        Tinta printer Kertas Mirage Kantong plastik PU 01 PU 03 PU 04 Dos Rim Bal 15 30 20 Baik Baik Baik Padang, 31 Januari 2015 Pemeriksa: 1.      Wati             (    Wati    ) 2.      Indera          (  Indera   ) Penanggungjawab: Mutiara      ( Mutiara  )